Réunions agiles – mode d’emploi

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Quelle réunion ?

Les réunions peuvent être de plusieurs styles selon le mode de transmission de l’information recherché :

  • Transmission descendante : Type des grandes messes, elle vise essentiellement à donner aux équipes de l’entreprise une ligne directrice, des informations générales et structurantes. quelques outils peuvent être utiles pour faciliter l’intérêt général et la mémoire du message transmis.
  • Transmission montante : Lorsque l’équipe managériale souhaite recueillir des idées de ses équipes. Il y a plusieurs styles de recueillement de l’information.
  • Transmission transversale : Souvent délicate car une certaine qualité d’animation est nécessaire pour faciliter la production d’information, les échanges, sans rentrer dans des débats ou querelles personnelles. De nombreux outils de réunion s’adressent à cette catégorie de réunions.

agilité c'est quoi ca se mange ?

Check list

Les outils de réunion répondent à des questions fondamentales de l’animation qui consiste  essentiellement à savoir comment faire circuler l’information et faire en sorte qu’elle intéresse et soit retenue par les interlocuteurs.

Quoi ?

L’ordre du jour de la réunion est indispensable pour que chacun soit informé de la réunion, des conditions logistiques et surtout puisse préparer son sujet et se préparer (informer de son absence, transmettre des consignes, etc.).

Où ?

Informez précisément le lieu, surtout lorsque plusieurs sites sont concernés car il n’y a rien de plus pénible d’arriver à l’heure et d’attendre les retardataires!

Qui ?

Inventoriez avec soin les participants, cela permettra notamment d’émarger les présences et absences. Cela permettra également de remercier chacun (toujours apprécié) et pour chacun de savoir qui sera également présent.

Comment ?

Quel sera votre mode d’animation ? Avez-vous pensé à un fil conducteur ?

Il se s’agit pas là du plan de réunion avec les sujets abordés mais bien du comment vous allez animer votre réunion : jeux pédagogiques, brainstorming, travail de groupe, intervention d’un spécialiste, d’un consultant, d’un collègue sur un sujet précis, le temps imparti à chaque étape, etc.

Une bonne préparation du comment vous évitera notamment de déborder dans le temps, ce qui souvent insupportable !

Quand ?

Précisez les horaires et en particulier la durée. Lorsque la réunion enchaîne plusieurs séquences, pensez à avoir un « maître du temps ».

Pourquoi ?

Chacun doit savoir précisément dans quel but il est venu à cette réunion :

  • Va-t-il être informé d’une décision importante de la direction ?
  • Devra-t-il participer à un atelier pour améliorer l’organisation du service ?
  • Doit-il préparer des éléments chiffrer ?

C’est l’étape cruciale pour donner de la motivation, ne la ratez pas !

Contact

Loïc Rabault : contact@zenconseil.fr – 06.80.21.35.64